Jak planować dzień? Skuteczna strategia planowania, która pomoże Ci osiągać każde cele

Ile razy pisaliśmy już o tym, że cel zapisany to cel zrealizowany? No właśnie, na pewno sporo. Możesz jednak poważnie się rozczarować, jeśli pod koniec dnia nie odhaczysz kolejnych punktów w swoim planerze lub, co gorsza, umkną Ci one w chaotycznym misz-maszu pomieszanych zapisków. Dlatego warto poznać skuteczną strategię planowania dnia, dzięki której o wiele efektywniej będziesz realizować swoje plany, zadania i założenia. Przekonaj się, jakie dobre nawyki i strategie pomogą Ci faktycznie planować czas, a nie tylko zapisywać kolejne strony kalendarza.

Kiedy jest odpowiedni czas na planowanie dnia?

Planowanie dnia najlepiej zacząć wieczorem dnia poprzedniego. Ranne ptaszki mogą w pierwszej kolejności pomyśleć o poranku, jednak z pragmatycznego punktu widzenia nie jest to najlepszy pomysł. Poranną energię lepiej jest wykorzystać na przygotowanie się do skutecznej realizacji zadań. Jeśli dbasz o regularne i zdrowe posiłki także musisz poświęcić rano czas na ich przyrządzenie i zjedzenie. Poranne planowanie czasu na nadchodzący dzień mogłoby zatem już o świcie mocno uszczuplić Twoje zasoby czasowe i odebrać sporo cennej energii. Ponadto pośpiech nie sprzyja dokładności – zapewne o tym wiesz, skoro decydujesz się zdobyć wiedzę na temat tego, jak planować dzień skutecznie – więc ryzyko, że coś Ci umknie, jest naprawdę spore. Tymczasem wieczorem jesteś na bieżąco po doświadczeniach z kończącego się właśnie dnia. Wiesz, co Ci się udało, a gdzie czekały na Ciebie trudności, przez które trudno było trzymać się planu. To pomoże Ci skuteczniej planować każdy kolejny dzień. Jeśli natomiast zapomnisz o jakimś zadaniu, możesz przypomnieć sobie o tym przez resztę wieczoru lub właśnie rano. Poranne planowanie niestety nie pozostawia marginesu na błędy. Jaka inna pora jest odpowiednia na planowanie dnia codziennego? Na efektywne planowanie czasu możesz poświęcić popołudnie. Kiedy skończysz swoją pracę, przeznacz dodatkowe pół godziny na sporządzenie planu na następny dzień. To świetny pomysł, jeśli drugą połowę dnia chcesz z czystą głową poświęcić sobie lub swoim bliskim. Ponadto w ten sposób postawisz grubą kreskę pomiędzy życiem zawodowym a osobistym.

Efektywne planowanie czasu na kolejny dzień – czego potrzebujesz?

Jak zacząć planować dzień? Zacznij od zebrania wszystkich materiałów, które Ci w tym pomogą. Niezbędny będzie oczywiście planer dzienny – w Make It Easy znajdziesz różne planery dzienne, które możesz dobierać pod kątem swoich potrzeb. Najlepszym rozwiązaniem będą  książkowe planery datowane lub niedatowane, a także planery dzienne do druku, które możesz powiesić na lodówce, nad biurkiem bądź w innym strategicznym miejscu. Przyda Ci się też tygodniowa lista spotkań i zadań, jakie musisz zrealizować w pracy lub w domu. Dla studentów i uczniów bardzo pomocne okażą się plannery akademickie, studenckie, gdzie będzie można wpisać terminy egzaminów i ostateczne daty złożenia projektów zaliczeniowych.

Jak prowadzić planer dzienny? Określ ramy czasowe

Są rzeczy, których nie przeskoczysz, np. sztywne godziny pracy czy konieczność odebrania dzieci ze szkoły lub przedszkola o konkretnej godzinie. Dlatego przy planowaniu dnia warto określić bloki czasowe, które musisz poświęcić na przebywanie w konkretnym miejscu i wykonywaniu określonych zadań. Pamiętaj, że musisz wziąć pod uwagę także czas na przygotowanie się do wyjścia i dojazd. Domowe czynności, takie jak przygotowanie śniadania czy poranna toaleta czasami lubią się przeciągać. Określ dla nich określone ramy czasowe, a przekonasz się, że mogą trwać o wiele krócej.

Jak skutecznie planować? Planowanie czasu pracy – określ priorytety

Najważniejsze zadania, jakie musisz zrealizować danego dnia, oznacz najwyższym priorytetem. Będzie to oznaczało, że ich wykonanie jest ważniejsze niż realizacja wszystkich pozostałych czynności i planów. Dobre zasady planowania dnia mówią o tym, że zadania powinno się priorytetyzować według następującego klucza:
  1. w pierwszej kolejności skup się na wykonaniu zadań pilnych i ważnych;
  2. następnie zajmij się tymi, które są pilne;
  3. po nich przyjdzie czas na realizację zadań ważnych, ale niekoniecznie niemogących poczekać.
Dopiero później znajdź czas na zadania, które możesz odłożyć na później, a nawet na następny dzień. Prokrastynacja nie musi być zła, pod warunkiem, że dzięki niej możesz doprowadzić do końca swoje najważniejsze zadania. Jeśli po zrobieniu najważniejszych rzeczy wciąż zostanie Ci czas na realizację planów z mniejszym priorytetem, to satysfakcja z ukończeniu tych najważniejszych czynności doda Ci energii do dalszej pracy. Planowanie dnia codziennego nie ogranicza się oczywiście wyłącznie do pracy. Taką samą zasadę nadawania priorytetów zastosuj oczywiście także dla obowiązków domowych czy innych czynności, jakie wykonujesz po pracy.

Jak planować naukę?

Planowanie nie jest oczywiście domeną wyłącznie osób pracujących. Pomaga bowiem także lepiej przygotować się uczniom i studentom do zaliczania egzaminów i projektów. Jeśli zastanawiasz się, jak planować naukę. Kieruj się powyższymi wskazówkami. Tutaj także warto jest określić swoje priorytety. Wpisz w swój planer daty wszystkich egzaminów i terminów oddania prac zaliczeniowych. Niech harmonogram te posłuży Ci jako podstawa do określania swoich priorytetów w uczeniu się. Zajmij się na początku największymi i najtrudniejszymi zadaniami (podobnie jak w pracy: najpierw ważne i pilne, następnie pilne, a po nich ważne), później przyjdzie czas na wpisanie w dzienny planer mniej wymagających projektów. Przeznacz określoną ilość czasu w ciągu dnia na naukę i określ zakres materiału, jaki chcesz w tym czasie przerobić. W ten sposób łatwiej będzie Ci kontrolować swoje postępy i oszacować czas, jaki potrzebujesz np. na doprowadzenie projektu do końca lub przyswojenie całej wiedzy, jaka okaże się niezbędna na egzaminie.

Jak prowadzić planer? Znajdź czas na czynności cykliczne

Masz swoje dobre nawyki lub właśnie próbujesz je wypracować? Nie pomijaj ich w swoim codziennym planie. Choć wydawałoby się, że stanowią naturalny punkt Twojego dnia, wciąż potrzebujesz na nie trochę czasu, który możesz zoptymalizować. Gotowanie obiadu, znalezienie kilkudziesięciu minut na czytanie czy chwili na rozprostowanie pleców po ośmiu godzinach pracy za biurkiem to czynności, które znacząco wpłyną na Twoje zdrowie i komfort psychiczny.

Planowanie czasu w zapasie – mierz siły na zamiary

Jeśli chcesz nauczyć się, jak dobrze planować czas, musisz zapamiętać sobie, że bardzo ważne w kontekście planowania dnia jest wzięcie pewnego marginesu czasowego. Pamiętaj o tym, że niektóre czynności mogą się przedłużyć nawet nie z Twojej winy – wystarczy np. chwilowy problem z dostępem do internetu czy niespodziewany korek na drodze, a cały Twój dzienny plan może się posypać. Dlatego zakładaj sobie zawsze zapas czasu. Jeśli uda Ci się zrealizować zadanie wcześniej, możesz przejść do następnego lub poświęcić tę chwilę na odrobinę relaksu. Nie upychaj zbyt dużej ilości czynności do wykonania w określonym czasie. Trzy rozmowy telefoniczne w dziesięć minut mogą jednak okazać się niemożliwe do wykonania. Przygotowanie prezentacji zajmuje Ci najczęściej godzinę? Znajdź dodatkowy czas na jej sprawdzenie przed wysłaniem. Po postawieniu ostatniej kropki zrób sobie przerwę, zaparz dobrą kawę i po kilku minutach wróć, by ponownie ją przejrzeć i uniknąć ewentualnych poprawek w razie pojawienia się błędów.

Jak planować posiłki? Planowanie posiłków jako ważny element dnia

Planowanie posiłków zacznij od sprawdzenia zawartości swojej lodówki. Zobacz, co już w niej masz, i sprawdź, co możesz przyrządzić z tych składników. Oprócz lodówki przeglądnij też kuchenne szafki, w których trzymasz np. mąki, makarony, ryże czy konserwy i słoiki. Jeśli czegoś Ci brakuje, znajdź chwilę na krótkie i konkretne zakupy, np. w czasie powrotu z pracy lub uczelni. W ten sposób nie tylko zaoszczędzisz pieniądze na zakupach, ale też nie zmarnujesz jedzenia, które masz w lodówce.

Zaplanuj menu na cały tydzień

Nie masz czasu na to, aby codziennie gotować? W taki razie w swoim planerze znajdź przeznacz jedną lub dwie godziny na przygotowanie obiadu na kilka dni. Dzięki temu zaoszczędzisz sporo czasu, a posiłki wystarczy będzie ogrzać.

Jesz regularnie? Wyznacz pory na posiłek

Planer dzienny to bardzo szczegółowy organizer, w którym nie brakuje miejsca na skrupulatne planowanie posiłków. Jeśli Twoja dieta przewiduje określoną liczbę posiłków w ciągu dnia o konkretnych porach, bez problemu zapiszesz to w odpowiedniej rubryce, która ponadto pomoże Ci pilnować jakości dań, które spożywasz.

Jak planować zakupy? Planowanie zakupów jako sposób na oszczędność

Planowanie zakupów pozwala zaoszczędzić naprawdę sporo pieniędzy. Jeśli udasz się do sklepu bez konkretnego planu, co chcesz kupić, może skończyć się to tym, że będziesz wrzucać do koszyka rzeczy, których nie potrzebujesz. Nie bez kozery najpierw wytłumaczyliśmy, jak planować posiłki. Zaplanowanie menu na kilka dni pomoże Ci kupić tylko to, czego aktualnie potrzebujesz. Sporządzenie listy zakupów i trzymanie się jej w czasie wizyty w sklepie pomoże Ci wydać wyraźnie mniej. Kupuj dokładnie tyle, ile potrzebujesz i zamierzasz wykorzystać przy gotowaniu. To nie tylko sposób na oszczędność, ale też niemarnowanie jedzenia. Dokładnie to samo dotyczy kupowania kosmetyków czy chemii gospodarczej. Zakupy na zapas nie tylko sprawią, że wydasz więcej pieniędzy niż to naprawdę konieczne, ale także zmuszą Cię do zorganizowania w domu miejsca do przechowywania zapasów.

Jak planować budżet domowy?

Planowanie domowego budżetu to materiał na obszerny wpis, dlatego tutaj skupimy się na ogólnych zasadach, których zgłębienie pomoże Ci zacząć żyć oszczędniej i odkładać konkretne kwoty na inwestycje, dokształcenie się czy zakup czegoś do domu. W pierwszej kolejności stwórz strukturę swoich wydatków. Co powinna zawierać?
  • Wydatki niezbędne – np. raty, rachunki za media, czynsz, niezbędna żywność czy konieczne ubrania. Przelicz przez kilka miesięcy, jaką kwotę musisz przeznaczyć na niezbędne wydatki. Pozwoli Ci to łatwiej obliczyć pieniądze, jakie możesz wykorzystywać na te rzeczy, które nie są niezbędne do życia.
  • Wydatki dodatkowe – tutaj uwzględnij np. smakołyki i przekąski, używki, udział w imprezach, wycieczki czy ubrania, których nie potrzebujesz, ale chcesz je mieć.
Dokładna analiza wydatków powinna obejmować 2–3 miesiące, przez które będziesz w stanie wypracować jakąś regułę i średnią kosztów życia. Znając swoje wydatki możesz lepiej planować przyszłość, np. świadomie wziąć kolejny kredyt, odkładać pieniądze na konkretny cel czy zaplanować wakacyjny wyjazd lub remont.

Podlicz, ile pieniędzy przeznaczasz na drobne wydatki

Niekiedy nie zdajemy sobie sprawy, ile drobnych kwot wydajemy w ciągu dnia i jaką potrafią dać one sumę. Kanapka z awokado, kawa w sieciowej kawiarni, papierosy, słodycze i inne przekąski. Kilka razy w ciągu dnia wydajesz od kilku do kilkunastu złotych, co może w sumie dać kilkadziesiąt złotych wydatków, nad którymi warto dwa razy się zastanowić. Jeździsz autobusem na jednorazowych biletach? Może warto rozważyć zakup miesięcznego? Nie namawiamy do całkowitej rezygnacji z przyjemności, ale uświadomienie sobie tego, ile pieniędzy na nie wydajemy, może wpłynąć na nasze decyzje. W planerach dziennych i tygodniowych Make It Easy znajdziesz specjalne rubryki, które pomogą Ci lepiej zaplanować domowy budżet.

Czym jest planowanie bez czasu na odpoczynek?

Nie jesteś robotem. Twój organizm potrzebuje wytchnienia od codziennych obowiązków i stresu. Dlatego w swoim planerze dziennym uwzględniaj czas na odpoczynek. Nawet jeśli nie chcesz lub nie możesz pozwolić sobie na codzienne bieganie, basen, siłownię, dłuższy spacer czy filmowy wieczór, znajdź czas na pięciominutowe chwile wytchnienia pomiędzy spotkaniami czy pracą nad kolejnymi projektami. Filiżanka kawy, rozciągnięcie zmęczonych pleców, kilka przysiadów, przewietrzenie się przed biurem na pewno pomogą Ci na świeżo podejść do kolejnych obowiązków.

Zasady planowania dnia – podsumowanie

Wiesz już, jak dobrze planować czas i na czym polega planowanie. Teraz do dzieła! Postaraj się skrupulatnie realizować swoje wszystkie założenia i przekonaj się, jak dużo czasu energii możesz zaoszczędzić dzięki skutecznemu planowaniu dnia. Dzięki temu łatwiej będzie Ci znaleźć czas na swoje pasje, rozwijać się czy zrobić coś dla swojego fizycznego lub duchowe zdrowia.